Die einfache Anbindung Ihrer HR Software, Abrechnungssysteme und Rechenzentren


Auch wenn Sie externe HR-/Abrechnungs-Software nutzen brauchen Sie auf die Vorteile von MyServicePortal nicht zu verzichten. Dank des Connectors schaffen Sie ganz einfach die Anbindung Ihrer HR-/Abrechnungssysteme an das MyServicePortal– so können Sie Ihre Personalabteilung und Mitarbeiter komfortabel vernetzen.

Externe HR-Abrechnungssoftware
Problemlose Anbindung Ihrer HR-/Abrechnungssysteme

  • Datev Lohn und Gehalt classic
  • Lexware lohn+gehalt
  • P&I Loga
  • Sage Entgelt & Personal SAP HCM®
  • PAISY
  • u.v.m.

Die VRG HR bietet Ihnen folgende Möglichkeiten der Anbindung

Connector 1.0
- Automatisiert -

Egal ob Ihr System bei anderen HR-BPO-/Outsourcing-Dienstleistern betrieben wird oder Sie Ihr System on Premise/Inhouse nutzen: der connector 1.0 ist die automatisierte Variante.


Der Prozess am Beispiel eines beliebigen Abrechnungssystems in einem anderen Rechenzentrum.

Die Übertragung der Mitarbeiterstammdaten an MyServicePortal erfolgt über einen Report der als Job eingeplant jede Nacht zu einem definierten Zeitpunkt läuft.

Mit einem Skript, findet die gesicherte Übertragung der Dateien vom externen Applikationsserver (der Abrechnungssoftware) auf den Server des MyServicePortal im VRG HR Rechenzentrum  statt.

Mitwirkung Kunde Aufgaben VRG HR
Erstellung Report für Stammdaten* Bereitstellung Schnittstellenbeschreibung
Erstellung Skript für Datenübertragung** Erläuterung der Schnittstellenbeschreibung

* bei SAP HCM Systemen können wir einen Report zur Verfügung stellen, der nur noch angepasst werden muss

** Für Windows und Linux gibt es vorgefertigte Skripte, die von den Systemadministratoren mit geringem Aufwand an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden können

Nach dem Abrechnungslauf werden aus den Dokumenten PDFs erzeugt und in einem Dialog über die gesicherte Datenverbindung vom externen Kunden- Rechenzentrum direkt in das Archivsystem im VRG HR Rechenzentrum übertragen.

Mitwirkung Kunde Aufgaben VRG HR
Erstellung PDF‘s gemäß der Schnittstellenbeschreibung Bereitstellung Schnittstellenbeschreibung
Erstellung Skript für Datenübertragung* Erläuterung der Schnittstellenbeschreibung
* Für Windows und Linux gibt es vorgefertigte Skripte, die von den Systemadministratoren mit geringem Aufwand an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden können

Übertragungsprotokoll SCP und/oder SFTP, mit verschlüsselter Datenübertragung über SSH (Secure Shell). Die Datenkommunikation erfolgt auf einem separaten Server, der von der eigentlichen Datenbereitstellung und –verarbeitung physisch getrennt ist.

Das System ist durch den Aufbau in einer DMZ vom Internet und Rechenzentrum nur über freigeschaltete Ports ansprechbar.

Mitwirkung Kunde Aufgaben VRG HR
Freischaltung Datenaustausch im Kunden Rechenzentrum Freischaltung Datenaustausch im VRG HR Rechenzentrum

In einer beliebigen Maske des Abrechnungssystems wird festgelegt, welche Mitarbeiter für die Nutzung des MyServicePortal.gehalt vorgesehen sind. Bei allen betroffenen Mitarbeitern wird ein Feld mit einem Kennzeichen gefüllt. 

Die E-Mail-Adresse der Mitarbeiter wird in dem dafür vorgesehenen Feld im Abrechnungssystem gepflegt. Diese Einstellungen können durch die Anwender des Abrechnungssystems selbst durchgeführt werden. Wenn ein Mitarbeiter nicht mehr am Portal teilnehmen soll, muss lediglich das Kennzeichen entfernt werden. 


Bei Austritten ist dies nicht notwendig. Automatisch bleibt der Zugang nach dem Austritt noch drei Monate bestehen. Danach wird der Zugang gesperrt.

Nachdem die erste Übertragung der Mitarbeiterstammdaten stattgefunden hat, werden am nächsten morgen automatisch die Benutzerkonten angelegt und die Anmeldedaten versendet. Das Portal ist damit für die ausgewählten Mitarbeiter nutzbar.

Connector 2.0
- Teilautomatisiert -

Systemgrenzen können durch intelligentes und kostengünstiges Schnittstellenmanagement einfach überbrückt werden: dank unserer teilautomatisierten Variante connector 2.0.


Der Prozess besteht aus ein paar einfachen Schritten.

Die Stammdaten der Mitarbeiter aus der HR-/Abrechnungssoftware 
über einen eingerichteten Report* exportieren. 

Die Stammdaten der Mitarbeiter mit Hilfe eines Excel-Templates** selbst aufbereiten & pflegen.

* Die Schnittstellenbeschreibung für HR/IT wird durch VRG HR bereitgestellt.

** Das Excel-Template stellen wir Ihnen zur Verfügung. Beispiel-Ansichten hier>>

Relevante Dokumente wie z.B. Verdienstabrechnung, SV-Bescheinigung, Lohnsteuerbescheinigung und Mitarbeiterinformationen aus der eigenen HR-/Abrechnungssoftware als Sammel- PDF‘s* exportieren

* Die Dokumente aller MA in einer Datei. Je nach Dokumententyp (z.B. Verdienstabrechnung, SV-Bescheinigung) eine eigene Datei.

Stammdaten und hochgeladene Dokumente bei den Mitarbeitern überprüfen:

  • Wichtige Benutzer-informationen (z.B. letzter Login) auf einen Blick
  • Letzte 5 archivierte Dokumente in einer Listenansicht

 

 

Das Portal ist damit für die ausgewählten Mitarbeiter nutzbar.


Sie möchten mehr über das MyServicePortal erfahren?
Unser Ansprechpartner hilft Ihnen gern weiter!

Sebastian Vornweg
Vertriebsleiter

Mail, Webinaranfrage oder Rückrufbitte?
Wählen Sie ihre gewünschte Kontaktaufnahmemöglichkeit!


Aktuelles aus unserem Blog fokusHR

Lohn ist nicht gleich Lohn! Lohnformen im Überblick

Auf dem Gehaltszettel steht am Ende ein Betrag – aber was genau versteht man unter „Lohn“ - und wie kommt er zustande?

Weiterlesen

Gamification: Wie Sie Mitarbeiter spielerisch motivieren

Die Bestenliste des Vertriebs als Highscore, eine Online-Schulung als Challenge oder Punkte sammeln für Benefits – all das sind Beispiele für...

Weiterlesen