Natürlich wissen wir, dass Freitag der 13. ein Tag wie jeder andere ist. Trotzdem sind viele von uns an diesem Tag ein wenig befangen und versuchen ganz besonders, Fehler zu vermeiden.

Wenn Sie als Unternehmen Mitarbeiter wie Teilzeitkräfte, geringfügig Beschäftigte, Studierende oder Saisonarbeiter beschäftigen, gehören übrigens Fehler beim Berechnen der Sozialversicherungspflicht zu den „beliebtesten“ Fehlern. Nicht zu vergessen zu hoch oder niedrig angesetzte Lohnsteuervorwegabzüge! Wir haben ein paar Tipps für Sie zusammengestellt, die Ihnen helfen, Nachzahlungen zu vermeiden. Denn die sind immer ärgerlich – je nach Fehler für den jeweiligen Mitarbeiter oder für Sie als Arbeitgeber.

Tipp 1: Nur kein Stress! Flüchtigkeitsfehler vermeiden

Manchmal ist es leichter gesagt als getan: Lassen Sie sich bei komplizierteren Berechnungen nicht unter Zeitdruck setzen. Gerade dann schleichen sich gern Flüchtigkeitsfehler ein, oder Ergänzungsrechnungen, die notwendig wären, fallen unter den Tisch. Dabei sind gerade sie wichtig um herauszufinden, ob der Sozialversicherungsstatus oder die Besteuerung der Bestandteile des Gehalts noch korrekt ist. 

Nehmen Sie sich regelmäßig vor, die Stammdaten zu checken – zum Beispiel routinemäßig zu Jahresbeginn oder bei der Einstellung neuer Mitarbeiter. Diese Zeit ist gut investiert, denn die Korrektur von Fehlern, die erst nach langer Zeit auffallen, ist sicher teurer. Auf der sicheren Seite sind Sie auch, wenn bei Ihnen eine Software die Lohn- und Gehaltsabrechnung übernimmt: Hier sorgen voreingegebene Kontrollmechanismen dafür, dass Fehler bereits bei der Dateneingabe auffallen – und sofort korrigiert werden können.

Tipp 2: Sondervergünstigungen falsch angesetzt – das kann teuer werden

In den meisten Unternehmen setzen sich Gehälter heute aus vielen Komponenten zusammen, die beispielsweise sozialversicherungsfrei und/oder steuerbegünstigt sind. Als Arbeitgeber sollten Sie sich sehr genau darüber informieren, wie hoch die Vorteile sein dürfen und unter welchen Bedingungen sie zu nutzen sind. Die Bandbreite reicht hier von Zuschüssen für die Fahrt zur Arbeit über den Kindergartenzuschuss bis zur Gesundheitsvorsorge oder dem vom Unternehmen bezuschussten E-Bike. Denn es wäre mehr als ärgerlich, wenn Mitarbeiter nach dem Lohnsteuerjahresausgleich nachzahlen müssten! Außerdem sollte gewährleistet sein, dass für Mitarbeiter wie Geschäftsführer die gleichen Regeln gelten – schließlich möchten Sie nicht in den Verdacht kommen, einer verdeckten Gewinnausschüttung Vorschub zu leisten.

Tipp 3: Die große Freiheit? Kurzfristig Beschäftigte sind nicht immer sozialversicherungsfrei

Damit ein Mitarbeiter als sozialabgabefreier kurzfristig Beschäftigter eingestuft wird, müssen gleich mehrere Bedingungen erfüllt sein: Nicht mehr als 70 Arbeitstage pro Jahr und keine „berufsmäßige“ Beschäftigung. Auch wenn Ihr kurzfristig beschäftigter Mitarbeiter in seinen 70 Arbeitstagen über dem Gehalt eines Mini- oder Midijobber-Jahresgehalts liegt, kann es schwierig werden: Die Sozialversicherung könnte ihn als professionelle Saisonkraft oder „Experten“ bewerten und die kurze Beschäftigungszeit damit als zum Berufsbild gehörend. 

Tipp 4: Mini, Midi – ja, was denn nun? Minijobber richtig einsortieren

1 Minijob + 1 Minijob sind, nein, eben nicht Privatsache, sondern ein Midijob, der steuerlich auch anders zu bewerten ist. Prüfen Sie in diesem Fall, ob vielleicht sogar Lohnsteuer anfällt. Und auch die Berechnung der Sozialabgaben ist eine andere, Stichwort Gleitzonenregelung.

Tipp 5: Freiheit für Studenten! Aber nicht immer, wenn es um Sozialabgaben geht

Auch für Studierende gilt: Die Regelungen zur maximalen Arbeitszeiten oder sozialversicherungsfreien Entlohnung sollten genau betrachtet werden. Wer mehr als 20 Wochenstunden an Werktagen für ein Unternehmen arbeitet, dauerhaft beschäftigt ist und im Monat mehr als 450,00 Euro verdient, wird als normaler sozialversicherungspflichtiger Beschäftigter eingestuft.

Tipp 6: Vorher recherchieren & Rücksprache halten = Nachzahlungen vermeiden

Ganz gleich, ob es um Studenten, Minijobber oder ähnliche Beschäftigungsverhältnisse geht: Rücksprache ist besser als Nachzahlung. Informieren Sie sich zum Beispiel bei der jeweils zuständigen Krankenversicherung oder bei Minijobbern bei der Minijobzentrale der Knappschaft Bahn See, welche Einstufung in Sachen Sozialversicherungspflicht tatsächlich vorliegt. Grundsätzlich sollten Sie bei allen Mitarbeitern, die weniger als 850,00 Euro erhalten, genauer prüfen, damit es nicht zu einer falschen Zuordnung kommt.

Sie sehen: Mit ein bisschen Vorbereitung sind Sie auch auf komplizierte Fälle in Sachen Sozialversicherungspflicht gut vorbereitet. Und falls Sie doch noch Angst vor Freitag, dem 13. haben sollten: Erledigen Sie schwierige Fälle doch einfach schon am Donnerstag, dem 12. – dann können Sie dem Freitag ganz entspannt mit Routineaufgaben entgegensehen.


Autor: Florian Lauck-Wunderlich