1. Risiken im Personalmanagement: Ist Personalarbeit gefährlich?

Die Frage klingt vielleicht etwas seltsam, aber als Geschäftsführer und Personalverantwortliche entstehen allein durch Ihre alltäglichen Aufgaben u.a. rechtliche Risiken, bei denen sie auch als Privatpersonen haftbar und schadensersatzpflichtig gemacht werden können.

Außerdem unterliegt der Personalbereich als Teil eines Unternehmens auch den Risiken, die für das ganze Unternehmen gelten. Diesen wirtschaftlichen oder rechtlichen Risiken, die in einem Unternehmen auftreten können, sollten mit einem geeigneten Risikomanagement begegnet werden – unabhängig davon, ob sie ihre Ursache in der Unternehmensumwelt haben (Markt, Kunden, Gesetze) oder im Unternehmen selbst.

Auch Fehleinschätzungen, Fehler oder rechtliche Verstöße von Mitarbeitern können bisweilen zu Risiken führen, die dem Unternehmen zugerechnet werden – und auch von ihm beseitigt werden müssen.

Welche speziellen Risiken im und durch das Personalwesen entstehen können, möchten wir Ihnen im Folgenden gern näherbringen.

2. Unternehmerische Risiken durch Personalmanagement1

Wer mit Personalmanagement befasst ist, muss Entscheidungen treffen, zum Teil mit weitreichenden Folgen – für einzelne Menschen ebenso wie für das gesamte Unternehmen. Kein Wunder also, dass dieser Bereich von anderen bisweilen sogar als potenzieller Stör- und Einflussfaktor gesehen wird!

Risiken entstehen vor allem dann, wenn Aufgaben oder Entscheidungen nicht zu personalpolitischen Erwartungen und Zielen, etwa der Geschäftsführung, passen, oder Entscheidungen sich als falsch herausstellen, aus welchen Gründen auch immer sie getroffen worden sind.

In folgenden Aufgabenfelder des Personalmanagements lassen sich u.a. diese Hauptrisiken benennen2:

  • Personalbestandsanalyse und -prognose: Fehleranalyse und/oder Fehlprognose des quantitativen und qualitativen Personalbestandes im Unternehmen
  • Personalbedarfsprognose: Fehleinschätzung des künftigen Personalbedarfs nach Anzahl, Qualifikation, Einsatzort und Einsatzzeit der benötigten Mitarbeiter ohne oder mit systematischer Personalbedarfsplanung.
  • Personalbeschaffung (extern): Beschaffung von Mitarbeitern über oder unter dem tatsächlichen Bedarf; möglicher Fehlgriff bei der Bewerberauswahl
  • Personalentwicklung: Fehleinschätzung des Trainingsbedarfs, Wahl ungeeigneter Instrumente und Methoden der Personalentwicklung
  • Personalfreisetzung: Fehleinschätzung des Personalfreisetzungsbedarfs, der notwendigen Personalfreisetzungen in der geplanten Zeit und/oder mit den geplanten Kosten
  • Personaleinsatz: Fehleinsatz von Personen, mögliche Fehlbesetzung von Stellen
  • Personalführung: Abweichungen des praktizierten Führungsverhaltens der Vorgesetzten vom gewünschten Führungsstil.
  • Personalkostenmanagement: Misserfolg, die Personalkosten „in den Griff zu bekommen“ und gemäß vorgegebener Ziele/Kennzahlen zu gestalten.3

3. Alles, was Recht ist: Rechtliche Risiken für Personalverantwortliche

Ja, sogar bei Ihrer ganz alltäglichen Arbeit als Personalarbeiter gehen Sie immer wieder auch rechtliche Risiken ein. So enthält das Arbeitsrecht viele Passagen, die besondere Aufmerksamkeit verdienen – denn ihre Verletzung kann sogar zu Bußgeldern oder anderen Strafen führen, von finanziellen oder Image-Schäden für das Unternehmen ganz zu schweigen. Dabei können die Risiken auch je nach Branche unterschiedlich hoch sein, je nachdem, welcher Bereich auf Sie zutrifft.

Betroffen sind zum Beispiel diese Bereiche:

  • Anti-Diskriminierungsrecht
  • Arbeitnehmerüberlassungsrecht
  • Werk-/Dienstverträge
  • Datenschutz der Beschäftigten
  • Schutz von Persönlichkeitsrechten
  • Mitarbeiterüberwachung, -kontrolle
  • Betriebsverfassungsrecht
  • Sozialversicherungs-/Lohnsteuerrecht
  • Reisekosten, Aufwendungsersatz
  • Arbeitsschutz
  • Beschäftigung von Personen mit eingeschränktem Aufenthaltsrecht
  • Entsendung von Mitarbeitern
  • Urheberrecht, Wettbewerbsrecht
  • Arbeits- und Sozialbedingungen
  • Vergütungssysteme
  • Abfindungszahlungen
  • Vertragsgestaltungen individuelle Sonderbehandlungen

Eine Lösung: Die Einführung von so genannten Compliance-Programmen

Wie kann ein Unternehmen sich davor schützen, zum Beispiel für Gesetzesverstöße von Mitarbeitern haften zu müssen? Eine Lösung: Die Einführung von so genannten Compliance-Programmen. Auch für den Personalbereich lassen sich hier organisatorische Vorkehrungen treffen, um die Risiken (strafrechtlich oder haftungsrechtlich) möglichst gering zu halten.4 

Wichtig ist aber nicht allein die Einführung von Compliance-Regeln, sondern auch ihre Kommunikation: Denn Regeln und Risiken, die den Mitarbeitern selbst nicht bekannt sind, nützen wenig. Dazu zählt auch, Nutzen und Vorteile dieser Regeln zu kommunizieren. Wer Regeln nur als Ballast empfindet, wird sich auch nicht sonderlich engagieren, wenn es um die Umsetzung im Arbeitsalltag geht.

Doch natürlich gibt es nicht nur Regeln für (Personalbereichs-)Mitarbeiter – auch die Unternehmensleitung ist gefragt, wenn es um die Einhaltung beispielsweise von Mitbestimmungsrechten oder Arbeitnehmerschutz geht. Und schließlich ist es auch Aufgabe der Geschäftsleitung, für die ordnungsgemäße Einhaltung der Compliance-Regelungen insgesamt Sorge zu tragen.5

4. Wie sich das Risiko minimieren lässt

Entscheiden Sie sich für eine strategische Risikosteuerung: Die Planung und Umsetzung von Maßnahmen zur Risikovermeidung, Risikominderung, Risikodiversifikation, zum Risikotransfer und zur Risikovorsorge.

Bei der Risikosteuerung unterscheidet man zwischen …

aktiver Risikobewältigung:

  • Risikovermeidung: Unterlassen einer risikobehafteten Tätigkeit
  • Risikominderung: Das Risikopotenzial auf ein akzeptables Maß minimieren
  • Risikodiversifikation: Aufteilung des Schadens auf unterschiedliche Bereiche

und passiver Risikobewältigung: 

  • Risikotransfer: Übertragung des Risikos auf Andere
  • Risikovorsorge: Vorsorge zur Abmilderung des Schadens treffen

Keine Frage, gerade als Geschäftsführer oder Personalverantwortliche bedeuten die beschriebenen Risiken in Abschnitt 2 und 3 eine hohe emotionale Belastung, die sie gerne loswerden wollen. 

Eine Lösung kann „Risikotransfer“ sein, etwa durch den Abschluss einer Haftpflichtversicherung (Directors- & Officers-Versicherung - D&O). Eine andere Möglichkeit ist die Auslagerung riskanter Aufgaben an externe Dienstleister, zum Beispiel durch Outsourcing. Denn durch gezieltes Outsourcing riskanter Aufgaben und Prozesse an einen vertrauensvollen und professionellen Dienstleister lassen sich auch (Ihre) Risiken im HR-Bereich deutlich senken – und auch das Verhältnis von Kosten und Leistung lässt sich so signifikant verbessern.6

 

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Autor: Florian Lauck-Wunderlich