Vorhandenes Wissen und bewährte Kenntnisse effektiv nutzen


Jede Personalabteilung ist einmalig!

… und das spiegelt sich auch in sehr unterschiedlichen Anforderungen an die Software wider.

Hinzu kommt: HR-Software wird in Unternehmen verschiedenster Größenordnungen und Branchen zur Unterstützung der Personalprozesse eingesetzt. Die Anforderungen der Kleinstunternehmen, Mittelständlern und Großkonzernen an die HR-Software sind aber sehr unterschiedlich, entsprechend vielfältig und hängen von der Personalstrategie, den Aufgabenbereichen und den zu unterstützenden Prozessen ab.

Auf dem deutschsprachigen Markt gibt es eine große Anzahl von Herstellern und Anbietern von Human-Resources-Software-Lösungen und ERP-Systemen, die das ganze HR-Spektrum oder Teilprozesse abdecken. In einer Übersicht von Softselect werden 179 aktive HR-Anbieter und HR-Hersteller aufgeführt1.

Personaler sind keine IT-Fachleute

Die Personaladministration ist der Bereich, in dem am häufigsten HR-Software eingesetzt wird2. Dies liegt ganz einfach daran, dass die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit den Meldeverfahren nach der DEÜV zur Datenerfassung und -übermittlung an die Kranken- und Pflegekassen, Rentenversicherungsträger und die Bundesagentur für Arbeit ohne Software gar nicht möglich ist. Jedes Unternehmen nutzt daher in der Personalabteilung eine Software zur Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung oder hat den Prozess an einen Dienstleister (mit Software) ausgelagert. In Deutschland sind derzeit 126 Anbieter von Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung ITSG-zertifiziert3.

Sollen weitere HR-Prozesse wie die Personalbedarfsplanung, Personalbeschaffung, -entwicklung ebenfalls durch Software unterstützt werden, kommt schnell die Frage nach der Systemarchitektur und zu Schnittstellen auf. Bei der Anbindung von Bewerbermanagement, Talentmanagement und anderen kleinere HR-Tools entstehen deshalb häufig komplexe, wartungs- und fehleranfällige HR-Systemlandschaften. Für die meisten Personaler ist Software daher oft ein sehr unbeliebtes, weil technisches Thema, das am besten durch andere Spezialisten (IT, Software-Hersteller, Berater) bewertet und umgesetzt werden sollte.

Auch wird die Anbindung von anderen Systemen oder Software über die Grenzen des eigenen Rechenzentrums hinaus manchmal schnell zu einer teuren Angelegenheit, da sie nur von IT-Fachpersonal mit Tagessätzen von üblicherweise mehr als 1.000 € realisiert werden kann. Für kleinere Unternehmen wird das schnell zu einer unüberwindbaren Hürde. Doch das muss nicht sein!

Systemgrenzen durch intelligentes und kostengünstiges Schnittstellenmanagement überbrücken

Mit einer Schnittstelle ist der Teil eines Systems gemeint, welcher der Kommunikation dient. Man unterscheidet unter anderem zwischen Datenschnittstellen (Daten als Schnittstelle zwischen Programmen) oder Softwareschnittstellen (Programme können z.B. Funktionen aus der anderen Software aufrufen und nutzen).

Wir möchten Ihnen im Folgenden einen relativ einfachen Ansatz vorstellen, der die o.g. Herausforderung löst, weil er von nur zwei Prämissen ausgeht:

  • Der Ansatz betrachtet nur Datenschnittstellen – d.h. den Austausch von Daten zwischen Systemen. Dieser manuelle Prozess eignet sich besonders für Daten wie Stammdaten, die keiner schnellen und häufigen Änderung unterliegen.
  • Wir greifen möglichst auf weitverbreitetes und vorhandenes Wissen sowie bewährte Kenntnisse zu.

Der Prozess besteht aus 3 einfachen Schritten:

1. Daten aus der Software (Quellsystem) ausleiten

Nahezu jede HR-Software (insbesondere Software zur Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung) verfügt über eine Möglichkeit, Stammdaten und Bewegungsdaten als CSV Datei oder im Excel-Format (.xls) zu exportieren.

Die meisten Anwender verfügen über diese Kenntnisse zur einfachen Konfiguration von Auswertungen und Abfragen. Tiefe Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich.

2. Daten (bei Bedarf) formatieren und aufbereiten

Microsoft Excel® ist das am weitesten verbreitete Tabellenkalkulationsprogramm und nahezu auf jedem Desktop-PC vorhanden (eine kostenfreie Alternative dazu ist Open Office). Bei Bedarf können mittels der gängigen Excel-Funktionen die Daten selektiert (Sortieren, Gruppieren- und Filtern) werden und lassen sich im Handumdrehen aus dem Ursprungsformat in das Zielformat überführen – ganz ohne jegliche Programmierung und aufwendige Vorbereitungen.

Als Beispiel hier ein paar Möglichkeiten der Aufbereitung:

 Die gewünschten Feldbezeichnungen (1. Zeile) können umbenannt werden. 

Das Format der Zellen (Spaltenweise) kann sehr einfach geändert werden.

Eine sehr effiziente Massendatenpflege ist auch durch das Ziehen einer Zelle in andere Zellen möglich, wenn Sie z.B. den Wert 1 für alle Mitarbeiter (in Zeilen) übernehmen wollen.

Ganz zum Schluss speichern Sie die Datei im gewünschten Datei-Format (z.B. CSV).

3. Daten hochladen

Über den Internet-Browser kann auf eine via SSL/TLS (SSL – Secure Socket Layer, TLS – Transport Layer Security) gesicherte Seite zugegriffen werden, auf der sich die Software (Quellsystem) befindet. Bei SSL/TLS handelt es sich um ein Protokoll, das Daten über eine verschlüsselte Verbindung im Internet überträgt. Als Nutzer erkennen Sie eine verschlüsselte Verbindung in Ihrem Browser an einem kleinen Schloss-Symbol sowie an dem zusätzlichen „s“ bei „http“, also „https“.

Nach dem erfolgreichen Login als Benutzer auf der Webseite kann dieser auf sein HR-Tool zugreifen. Über eine einfache Drag-and-Drop-Funktion4  oder eine Hochladefunktion (Dateiauswahl) lässt sich die Datei in das Zielsystem bringen und dort verarbeiten. 

Fazit: Aus Kosten/Nutzen-Aspekten sollte auch eine manuelle Schnittstelle in Betracht gezogen werden

Mit wenig Aufwand und unter Verwendung von weit verbreitetem Wissen, das gerade im Bereich Personal vorausgesetzt werden kann, lässt sich die teure Einrichtung einer Schnittstelle durch einen einfachen manuellen Prozess ersetzen. 

Natürlich ist diese Lösung nicht pauschal für jede Software und alle Anwendungsszenarien zu empfehlen. Denn neben dem Aufwand/Nutzen gilt es auch, Sicherheitsaspekte, Datenschutzaspekte oder Risikoaspekte (bei eventuellen Fehlern) in die Entscheidung mit einfließen zu lassen.

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Autor: Florian Lauck-Wunderlich 


Quellenangaben 

[1] http://www.softselect.de/human-resources-software-anbieter
[2] HR Software Monitor, Personalmagazin 8/2017
[3] https://gkv-ag.de/das-verfahren/programme-im-verfahren-der-systemuntersuchung/systemgepruefte-programme-mit-abschluss/
[4] „Ziehen und Ablegen“: Die Datei wird am Ablageort auf dem Desktop-PC markiert, gezogen und über dem möglichen Ziel im Browser losgelassen