Vorteil 1: Zeit sparen – Kommunikation vereinfachen¹

Wenn Sie Dokumente digital ablegen, haben Sie in der Regel direkten Zugriff auf die Daten. Ein elektronisches Dokumentenarchiv sowie die modernen Kommunikationswege etwa Benachrichtigen per Mail verkürzen Kommunikationswege und tragen zu einem entspannten, effizienten Prozess bei.

Jedes Dokument erhält seinen individuellen elektronischen ID-Schlüssel und ist damit immer und sofort dort verfügbar, wo es gebraucht wird. Die Dokumentation ist ebenfalls einfacher und ohne „Papierflut“ zu erledigen – für mehr Produktivität im Büro.

Auf folgende Aspekte haben digitale Dokumente Einfluss:

  • Sicherheit
  • Archivierung
  • Dokumentation
  • Kosten (Druck, Bestückung & Wartung des Druckers)
  • Zusammenarbeit
  • Informationsbereitstellung, -übermittlung, -verbreitung und -archivierung
  • Kommunikation
  • Bürokratie
  • Suchen & Finden
  • Transportwege

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Fazit: Viel Zeit gespart – und damit ist schon eines der wichtigsten Argumente genannt. 

Vorteil 2: Papierarmes Büro und digitales Arbeiten – so geht ein effizienter Prozess²

In modernen Unternehmen werden Aufgaben im Büro heute überwiegend auf digitalem Weg erledigt. Von der Terminierung bis zur Projektplanung, kaum etwas ist ohne Computer (und damit ohne digitale Prozesse) denkbar. Auch im Bereich Verwaltung sorgen digitale Archivlösungen oder ein Cloud-basiertes Dokumentenmanagement für den Siegeszug des papierlosen Büros.

Vorteil 3: Die Infrastruktur ist schon da

Mobile Endgeräte fördern mobiles Arbeiten. Für die meisten Mitarbeiter ist es heute selbstverständlich, auch von zu Hause oder unterwegs zu arbeiten – natürlich digital. Ob Notebook, Tablet, Smartphone oder Voice over IP, digitale Kommunikation ist heute schon Alltag.

Vorteil 4: Cloud-Dienste auf dem Vormarsch

Software as a Service ist heute schon fast ebenso selbstverständlich, wie der Abruf einer E-Mail vom Smartphone oder die Benutzung einer App. Möglich sind viele dieser Anwendungen durch Cloud-Lösungen. Kollegen teilen Dokumente, organisieren Meetings oder arbeiten anderweitig digital – und damit orts- oder zeitunabhängig – zusammen.

Weil Software ebenfalls digital aus der Cloud zur Verfügung steht, entfallen umständliche Installationen. Updates werden dezentral eingespielt, und klare Abrechnungsmodalitäten sorgen für zusätzlichen Service. Komplizierte Installationen teurer Software gehören damit also der Vergangenheit an.

Vorteil 5: Flexible Arbeitsplätze, flexible Mitarbeiter und weniger Kosten dank papierarmem Büro

Die Zusammenarbeit von Teams an verschiedenen Standorten, das Zusammenspiel von Innendienst und Außendienst oder Vertrieb: Für viele Bereiche des Unternehmens tragen digitale Lösungen bei den Mitarbeitern direkt zu mehr Zufriedenheit bei.

Das papierarme Büro macht einfach flexibler, lässt mehr Raum für Innovationen, erlaubt Home-Office-Lösungen und ist deshalb bei Mitarbeitergruppen wie jüngeren Mitarbeitern oder berufstätigen Müttern besonders beliebt. Das digitale Dokumentenarchiv gehört bei all diesen Lösungen zur Grundausstattung, das das tägliche Arbeiten in dieser Form erst möglich macht.

Papierarmes Büro und „altmodisches“ Büro im direkten Vergleich


Autor: Florian Lauck-Wunderlich 


So wird Ihre Abrechnung effizienter