Warum Workplace Management eine zentrale Rolle spielt


Autorin

Barbara Buj
Produktmanagement VRG HR

„… nie war er so wertvoll wie heute …“ – In Unternehmen trifft dieser Werbeslogan vor allem auf eines zu: auf die Mitarbeiter. Trotzdem legen viele Firmen den Fokus eher darauf, den technologischen Fortschritt nicht zu verpassen, getreu dem Motto: „Höher, schneller, weiter…“. Doch lässt sich das nicht irgendwie verbinden? Wie kann ich gezielt den technischen Fortschritt nutzen, um meine Mitarbeiter effizienter und damit gleichzeitig zufriedener zu machen? Und ganz nebenbei: Zufriedene Mitarbeiter sind in der Regel auch viel motivierter und loyaler als unzufriedene! Wie Technologie Ihnen helfen kann, auch Ihre Mitarbeiter zufriedener zu machen und damit langfristig an sich zu binden, das zeigen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag an einigen ganz praktischen Beispielen.

Mein Lieblings-Arbeitsplatz: Managed Workplace

Ein in IT-Hinsicht perfekt ausgestatteter Arbeitsplatz, an dem ich einfach loslegen kann – und mich nicht darum kümmern muss, ob alles funktioniert? Das wünschen sich viele Mitarbeiter, und es gibt eine Möglichkeit, das relativ einfach zu gewährleisten: Ein sogenannter Managed Workplace. Dabei lagern Sie die Verantwortung für die IT oder einzelne Prozesse einfach an externe Spezialisten aus. Für die Mitarbeiter-Zufriedenheit sorgt dann ein direkter Ansprechpartner, so dass eventuelle IT-Probleme nicht mehr die seinen sind und er sich wirklich auf seine Arbeit und Kernkompetenzen konzentrieren kann.

Das Prinzip Prozesse auszulagern funktioniert übrigens auch tadellos im HR-Bereich. Denn auch hier können Sie gezielt Verantwortung abgeben und von effizienteren Workflows profitieren. Von der Lohn- und Gehaltsabrechnung über Mitarbeiterportale mit Self-Service-Funktionen bis zum Personalmanagement, und das Ganze im Teil- oder Fullservice – all diese Prozesse lassen sich problemlos outsourcen, wenn Sie einen zuverlässigen Dienstleister und Partner an Ihrer Seite haben. Nebenbei bemerkt: Alles Services und HR-Prozesse, bei denen Sie die VRG HR ganz prima unterstützen kann!

Zusammen ist besser: Collaboration Tools

Teamwork ist heute gefragter denn je. Doch was, wenn die Teammitglieder gar nicht an einem Ort sind? Dann schlägt die Stunde der Communication- und Collaboration-Tools. Denn sie schaffen es inzwischen zuverlässig und kostengünstig, Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern. Dank dieser schnelleren und doch persönlichen Kommunikation – etwa durch Videokonferenzen oder Chats – sowie einer intensiveren, kreativeren Zusammenarbeit lassen sich in vielen Fällen Produktivität und Effizienz spürbar erhöhen. Gleichzeitig sinken die Kosten, denn Reisekosten fallen einfach weg. Die Auswahl geeigneter Tools ist mittlerweile so groß, dass es gar nicht so einfach ist, den Überblick zu behalten. Einen guten Vergleich finden Sie hier.

Eine andere Form von „zusammen“ sind sogenannte ESS (Employee Self Services)/MSS (Manager Self Services)-Portale: übersichtliche, webbasierte Online-Plattformen, die Mitarbeiter und Personalabteilung online verbinden. Das entlastet nicht nur Ihre Personalabteilung, sondern Ihre gesamte Belegschaft, etwa durch Zeitanträge auf einen Klick oder die Möglichkeit, selbstständig die eigenen persönlichen Daten zu aktualisieren.  

Gute Erfahrung: User Experience

Unter User Experience versteht man die Erfahrungen eines Anwenders oder Kunden im Umgang mit einem Unternehmen, v.a. mit der Website oder einer anderen Technologie. Optimiert man diese User Experience, schafft das beim User Vertrauen und Sicherheit – nicht zu unterschätzende Aspekte im Zusammenhang mit einer „positiven Bedürfnisbefriedigung“. Eine smarte Anwendung gilt aber nicht nur für externe, sondern auch für unternehmensinterne Systeme oder Dienstleistungen: Sind die „Nutzer“ wie in diesem Falle Ihre Mitarbeiter, sollten Sie z.B. vor der Implementierung eines neuen Systems darauf achten, dass die für Sie und Ihre Mitarbeiter relevanten Kriterien so gut wie möglich erfüllt sind. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter also möglichst von Anfang an in Entscheidungsprozesse mit ein. Denn die Einführung eines neuen Systems kann Ängste und Unsicherheiten wecken, sogar bedrohlich wirken – und das ist dann alles andere als eine gute Erfahrung.

Mobiles Arbeiten

Arbeiten von unterwegs oder Homeoffice gehört heute fast schon zum Standard. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, dort zu arbeiten, wo sie möchten, erfüllen Sie wichtige Individualbedürfnisse. Ihre Mitarbeiter wiederum profitieren von einem Gefühl der Wertschätzung und des Vertrauens, das Sie ihnen entgegenbringen.

Aus technologischer Sicht sowie unter Sicherheitsaspekten sollten Sie im Zusammenhang mit mobilem Arbeiten jedoch einiges beachten: Es gilt, ein funktionierendes Mobile Application Management aufzubauen – eine mobile Strategie, in der Sie u.a. bestimmen, wer von wo aus arbeiten darf, ob der Zugriff auf E-Mails von unterwegs gewährleistet werden kann und darf etc. Darüber hinaus sollten Sie alle organisatorischen und regulatorischen Aspekte im Bereich der Policy and Governance festlegen. Und schließlich definieren Sie im Mobile Device Management alle Regeln im Zusammenhang mit Netzwerken und Sicherheit sowie Zugriffe und Berechtigungen – also das gesamte Management der mobilen Endgeräte. Dann sind neben Ihren Mitarbeitern auch Ihre IT und Ihr Datenschutzbeauftragter glücklich.

 

Sie sehen: Neben dem „klassischen“ Workplace Management – von Arbeitsplatzausstattung, Ergonomie oder Klima bis Raumgestaltung – existieren jede Menge technologische Möglichkeiten, den Arbeitsplatz für Ihre Mitarbeiter so zu optimieren, dass Zufriedenheit und Motivation wachsen - und das verhilft wiederum Ihnen zu einem positiven Geschäftsergebnis. Gerade in Zeiten des immer populärer werdenden zeit- und ortsunabhängigen Arbeitens sind die hier vorgestellten Tools besonders hilfreich, fast schon ein „Muss“, von dem letztlich alle Beteiligten profitieren.


 

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