So wird Ihre Abrechnung effizienter!


Wie erreiche ich mehr Effizienz in der Personaladministration?

Personaladministration ist ein relativ komplexer Prozess. Denn er bindet ganz unterschiedliche Personengruppen aus einem Unternehmen mit ein: Die Personalabteilung natürlich, die Abrechnung und Buchhaltung, oder auch Mitarbeiter und Führungskräfte. Die meisten dieser Abläufe sind damit interne Prozesse.

Oft werden aber auch einzelne Prozesse, wie zum Beispiel die Personalabrechnung, an einen externen Dienstleister ausgelagert. Durch dieses Business Process Outsourcing (BPO) werden aus bereichsübergreifenden Prozessen im Unternehmen externe oder unternehmensübergreifende Prozesse.

Weil der Prozess der Personaladministration sehr viele einzelne Schritte umfasst, sind ganz unterschiedliche Systeme und Medien involviert. Und weil das Zusammenspiel all dieser Faktoren den Gesamtprozess sowohl sehr komplex, als auch nicht gerade transparent und häufig zeitaufwendig macht, suchen viele Unternehmen nach Möglichkeiten, auch diesen Prozess – wie viele andere auch – zu optimieren und „schlanker“ zu machen. 

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Was sind „schlanke“ Prozesse?

Der Begriff „schlank“ in Bezug auf Prozesse leitet sich meistens von der englischen Übersetzung „Lean Management“ oder „Lean Process“ ab. Etwas „lean“ zu machen heißt also im übertragenen Sinne, Prozesse „abzuspecken“ und damit effizienter und schneller zu gestalten.

Der Begriff „Lean Management“ geht übrigens auf die amerikanischen Ökonomen James P. Womack und Daniel T. Jones zurück. Ihr Buch „Die zweite Revolution in der Automobilindustrie“ hat in den 90er Jahren das Konzept des Lean Management für die Automobilindustrie beschrieben und auch in Europa bekannt gemacht.

Das Konzept hat seitdem viele Branchen erobert und auch in Dienstleistungsbereichen und Services Einzug gehalten. Herauskristallisiert hat sich vor allem eines: Nur, wenn Unternehmen insgesamt „schlank denken“, als Lean Management in ihrer Kultur, in der Unternehmens-Haltung und Prinzipien leben, ist die Einführung schlanker Prozesse wirklich erfolgreich.

Welche Optimierungsbereiche bieten HR-Administrationsprozesse?

Auch im HR-Bereich gibt es viele Möglichkeiten, Prozesse schlanker zu gestalten. Für die Administration sowie die Lohn- und Gehaltsabrechnung gibt es zum Beispiel folgende Optimierungsbereiche:

Output

  • Bereitstellung einer Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Bereitstellung SV-Meldungen
  • Bereitstellung Lohnsteuerbescheinigung
  • Bereitstellung einer Bescheinigung zur Vorlage bei Behörden

Stammdaten

  • Adressänderung durch Umzug
  • Änderung der Bankverbindung
  • Änderung des Namens nach Hochzeit
  • Änderung der Steuerklasse
  • Abteilungs-/Bereichswechsel
  • Neue Stellenbezeichnung durch Beförderung

Bewegungsdaten

  • Urlaub nehmen
  • Zeiterfassung/-korrektur
  • Auszahlung von Bonus/Provision/Variable
  • Auszahlung Reisekosten

 

 

Optimierung: Der Urlaubsfall

Wie eine Optimierung und ein schlanker Prozesse konkret aussehen kann, soll Ihnen das folgende Beispiel zeigen:

Hinterlegt man in diesem Prozess die „Wartezeiten“, die zwischen einzelnen Schritten liegen, wird schnell klar, dass dieser nicht optimal läuft:

Machen Sie Ihre Prozesse fitter und schlanker!2

Ein Unternehmen gilt als gesund oder „fit“, wenn es gute wirtschaftliche Ergebnisse erzielt. Dafür notwendig ist ein ausgewogenes Zusammenspiel verschiedener Faktoren, von der Strategie über Strukturen bis hin zur Unternehmenskultur. Schlanke oder effiziente Prozesse tragen nicht auf den ersten Blick zur Wirtschaftlichkeit bei, sondern fördern auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Aber auch schlanke Prozesse haben ihre Grenzen, es ist wie im richtigen Leben: Eine ausgewogene Balance zwischen Einsatz und Effizienz macht Menschen wie Unternehmen fit und erfolgreich.


Autor: Florian Lauck-Wunderlich 


Verdienstnachweise effizient bereitstellen

 

 


Quellenangaben


[1] Womack, J.P./Jones, D.T./Roos, D. (1992): Die zweite Revolution in der Autoindustrie. Konsequenzen aus der weltweiten Studie des Massachusetts Institute of Technology. 7. Aufl., Frankfurt
[2] http://blog.reflect-beratung.de/gesunde-organisation-wann-sind-prozesse-gesund