Die 3 größten Kostentreiber im HR-Bereich



Autor: Lukasz Glowacki

Wenn es um Personalkosten geht, denken Sie wahrscheinlich in erster Linie an Lohn und Gehalt. Aber kennen Sie die Kosten, die in vielen Unternehmen ganz heimlich den Unternehmensgewinn vernichten und dabei im Jahresabschluss oder betriebswirtschaftlichen Analysen nicht einmal erkennbar sind? Gemeint sind diese drei:

  • Hohe Fluktuationsrate
  • Demotivierte Mitarbeiter
  • Kranke Mitarbeiter

1. Gut versteckt: Fluktuationskosten oft in anderen Kostenpositionen enthalten

Wissen Sie, was Ihr Unternehmen Mitarbeiter-Fluktuation tatsächlich kostet? Um herauszufinden, wie teuer es für Sie wirklich ist, lohnt sich ein Blick auf die Echtkosten. Denn jeder ausscheidende Mitarbeiter zieht einen ganzen „Rattenschwanz“ an Kosten mit sich.

Was Sie für Personalberater, Stellenanzeigen oder Einstellungsgespräche ausgeben, haben Sie wahrscheinlich noch im Blick. Aber wie ist es mit den Kosten, die direkt im Unternehmen anfallen? Die folgende Grafik stellt deshalb anschaulich die Echtkosten zusammen, die durch Fluktuation anfallen.

Laut Studie der IOGW Consulting ergeben sich somit Fluktuationskosten von ca. 43.000 € - und das ist noch die eher konservative Einstufung. Dabei bergen gerade die Opportunitätskosten ein hohes Risiko: Der Abfluss von strategisch relevantem Wissen oder geschäftskritischen Kundenkontakten kann ganze Geschäftseinheiten gefährden! Beim Ausscheiden einer Spitzenmanagers etwa können sich die Opportunitätskosten damit schnell auf mehrere Millionen Euro belaufen.
 

Die nachfolgende Tabelle definiert die einzelnen Kosten und Begriffe noch einmal im Detail:

Direkte Austrittskosten  
   
  • Entgeltfortzahlung bei Freistellung
  • Kosten durch Krankmeldung
  • nachvertragliche Karenzentschädigungen
  • Anwalts- und Gerichtskosten bei arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen
  • Abfindungen
   
Indirekte Austrittskosten*  
   
  • Austrittsgespräche mit dem Mitarbeiter
  • Information an Kollegen & evtl. Kunden/Lieferanten etc.
  • Abmeldungen
  • Sicherheitsmaßnahmen
  • Zeugniserstellung
  • Kontrolle von zurückgegeben überlassenen Gegenständen (Laptops, Handys etc.)
  • Aufgabenumverteilung im Team
  • Anfallende Überstunden im Team
   
Direkte Such- und Auswahlkosten  
  • Kosten für Stelleninserate
  • Kosten für Personalberater
  • Kosten für Schriftverkehr
  • Honorare für das Auswahlverfahren
  • Informationsmaterial für Bewerber
  • Etc.
   
Indirekte Such- und Auswahlkosten*  
  • Prüfung der Stellenbeschreibung
  • Stellenanzeigen entwerfen und schalten
  • Eingegangene Bewerbung sichten und erfassen
  • Vorauswahl durchführen
  • Bewerber einladen
  • Auswahlverfahren vorbereiten und durchführen
  • Abstimmung mit Betriebsrat
  • Entscheidungsfindung
  • Ab- und Zusagen verfassen
  • Unterlagen zurücksenden
   
Direkte Eintrittskosten  
  • Höheres Entgelt des Neueingestellten
  • Schulungskosten
  • Weiterbildungskosten des Neuen
  • Umzugskosten
  • Etc.
   
Indirekte Eintrittskosten*  
  • Stellen und Bearbeiten des Einstellungsantrags
  • Stammdaten erfassen
  • Arbeitsvertrag erstellen
  • Personalakte erstellen
  • Diverse Anmeldungen durchführen
  • Unterstützung bei der Wohnungssuche
  • Einarbeitungsplan erstellen
  • Arbeitsplatz einrichten
  • Onboarding durchführen
  • Paten bzw. Mentor auswählen
  • Betreuung des neuen Mitarbeiters
  • Feedbackgespräche
  • Etc.
   
Opportunitätskosten der Fluktuation  
  • Abfluss von explizitem und implizitem Wissen
  • Abfluss von Beziehungsnetzwerken
  • Störung des Team-, Abteilungs-, Betriebsklimas
  • Mit- bzw. Nachziehen von Kollegen sog. Ansteckungseffekte
  • Auswirkungen auf Performance der Unterstellten sowie anfängliche Minderleistung des Neuen
   
Aufschlag für Fehlbesetzung  
  • Vorzeitiges Ausscheiden des neuen Mitarbeiters oder bei Fehlbesetzung
*Die Ermittlung von indirekten Kosten erfolgt auf Basis und mit Hilfe des zeitlichen Aufwands der jeweils beteiligten Mitarbeiter.

Quelle: In Anlehnung an https://io-group.de/fluktuation-fluktuationskosten-verdeckte-gewinnvernichtung/

2. Mitarbeitermotivation – eine wichtige Kostenstellschraube

Aber was tun, um der Fluktuation entgegenzuwirken? Ein wichtiger Aspekt ist die Mitarbeitermotivation. Wie es um diese bestellt ist, dazu gibt es valide Daten: Das Markt- und Meinungsforschungsinstitut Gallup erstellt seit 2001 den Gallup Engagement Index, die in Deutschland bekannteste und umfangreichteste Studie zur Arbeitsqualität. Sie untersucht auch die Fragestellung, „wie hoch der Grad der emotionalen Bindung von Mitarbeitern an ihren Arbeitgeber ist und damit ihr Engagement und die Motivation bei der Arbeit“.

Ein Blick auf die Ergebnisse (hier die Zahlen aus 2016) sind so ernüchternd wie beunruhigend:

Gründe für eine nur geringe Mitarbeitermotivation lassen sich laut Gallup vor allem auf Defizite in der Personalführung zurückführen. Denn tatsächlich hat die Mehrheit der Beschäftigten grundsätzlich ein durchaus gutes Verhältnis zur Arbeit. Auch andere Faktoren wie Gehalt, Sozialleistungen Work-Life-Balance oder die Vereinbarkeit von Beruf und Familie werden grundsätzlich positiv bewertet.

Den größten Einfluss auf die Mitarbeitermotivation hat demnach das Führungsverhalten der Führungskräfte. Eine Empfehlung für Unternehmen lautet also, genau hier investieren: Denn ein Mitarbeiter der innerlich schon gekündigt hat, kostet das Unternehmen eventuell sogar noch mehr als die tatsächliche Kündigung. Im vorigen Abschnitt haben wir gesehen, dass die Fluktuationskosten eines Mitarbeiters laut IOGW Consulting bei rund 43.000€ liegen.

Stellen wir ein kleines Rechenbeispiel auf:

Ein Vertriebsmitarbeiter erwirtschaftet ca. 250.000 € im Jahr bei einem jährlichen Gehalt von 70.000€. Angenommen,  der Mitarbeiter erbringt aufgrund seiner Demotivation nur 70% seiner möglichen Leistung, also nur 175.0000 € (250.000€*70%= 175.000€). Damit kostet er Sie neben dem Gehalt zusätzliche 75.000 € (250.000 € -175.000€=75.000€) – und das Jahr für Jahr!

3. Die neue Volkskrankheit – Präsentismus

Nein, es ist nicht ein neues Unwort des Jahres, aber trotzdem sehr präsent: „Präsentismus“ bezeichnet Verhalten von Arbeitnehmern, wenn sie trotz Krankheit am Arbeitsplatz sind. Der Deutsche Gewerkschaftsbund hat dieses Phänomen in der Studie „DGB-Index für Gute Arbeit 2017“ genauer untersucht. Wichtigstes Ergebnis: Arbeiten trotz Krankheit ist in Deutschland weit verbreitet. Mehr als zwei Drittel der Befragten bestätigten, dass sie mindestens einmal im Jahr krank zur Arbeit gegangen sind.

Dieser Präsentismus kostet volkswirtschaftlich gerechnet jedes Jahr rund 225 Milliarden Euro, pro Kopf knapp 2.400 € und damit deutlich mehr als die reine Fehlzeit von rund 1.200€ pro Beschäftigten, wie eine Studie von Booz & Company zeigt. Das Beratungsunternehmen empfiehlt deshalb: Mehr betriebliche Gesundheitsvorsorge, um Kosten durch kranke Mitarbeiter zu reduzieren.


Dass Motivation und Gesundheit zusammenhängen dürfte hinlänglich bekannt sein. Die Zahlen zeigen also, wie eine Lösung aussehen kann: Motivierte Mitarbeiter sind seltener krank. Setzen Sie dort an – und behalten Sie so die Kostentreiber im Griff!

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