Wissen Sie eigentlich, wo Ihre Gehaltsabrechnungen liegen? Kommen Sie mit auf eine kurze Reise in die Cloud…


Autorin

Barbara Buj
Produktmanagement VRG HR

Lagern Sie schon aus, oder rechnen Sie noch selbst (ab)? „Die Cloud“ ist auf dem Vormarsch, und das ist auch gut so! Etwa für Aufgaben, wie wir sie alle aus dem Alltag kennen: Diese kleinen, alltäglichen Arbeiten, die zwar notwendig sind, aber viel Zeit und Ressourcen beanspruchen (und obendrein Ihr Unternehmen strategisch auch nicht wirklich weiterbringen). Genau die lassen sich wunderbar an einen externen Dienstleister auslagern, und der speichert Ihre sensiblen Daten, genau: zuverlässig und sicher in der Cloud. Sie meinen, das sei heute doch überall Standard? Nicht ganz: Selbst in den heutigen digitalen Zeiten ist es in vielen, vor allem mittelständischen Unternehmen immer noch Usus, administrative Aufgaben mit Tabellen, Listen oder viel zu ineffizienten Prozessen zu erledigen. Dabei geht das oft erheblich einfacher!

Vorteile der Cloud

Immerhin: Laut einer aktuellen Studie des Branchenverbands Bitkom (Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien) vom Juni 2019 nutzten 2018 bereits knapp drei Viertel aller deutschen Unternehmen Cloudcomputing – Tendenz steigend. Dies gilt besonders für den HR-Bereich: Denn gerade in den Personalabteilungen fallen häufig noch die meisten Verwaltungstätigkeiten an. Und genau diese standardisierbaren Prozesse sind eben auch bestens geeignet für eine Auslagerung in die Cloud. Auch im HR-Bereich überzeugen dabei die allgemeinen Vorteile von Cloudlösungen:

  • Zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten
  • Sichere Datenspeicherung
  • Jederzeit abrufbare Daten
  • Bedarfsorientierte Abrechnung
  • Skalierbarkeit und Flexibilität
  • Reduzierter Administrationsaufwand

Ein weiterer Vorteil liegt in der oft überzeugenden Nutzerfreundlichkeit: Was dezentral aufrufbar ist, wird meistens auch für mobile Endgeräte aufbereitet. Heißt: Moderne, übersichtliche Oberflächen, die sich intuitiv bedienen lassen und an das eigene Nutzungsverhalten mit dem Smartphone erinnern, erhöhen die Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitern erheblich – ein wichtiges Kriterium bei der Einführung neuer Systeme. Und wenn dann der Zugriff auf relevante Mitarbeiterdaten selbstverständlich jederzeit und von jedem Ort aus möglich ist, erleichtert dies die (Zusammen-)Arbeit ungemein. Ganz abgesehen von den Kosten, die Sie mit der Migration in eine Cloud sparen: Es entfallen Kosten für die eigene Infrastruktur, für Wartung, Installationen und Updates oder für den Erwerb von Lizenzen. 

Die verschiedenen Cloud-Modelle

Public, Private oder gemischt? In Sachen Cloud haben Sie die Auswahl zwischen verschiedenen Varianten. 

  • Die Public Cloud – oder auch öffentliche Cloud – zum Beispiel stellt ihre Dienstleistungen grundsätzlich jedem im Internet zur Verfügung = viele Nutzer teilen sich eine gemeinsame virtualisierte Infrastruktur. Die Vorteile: Kostenersparnisse (man zahlt nur nach Nutzung), und Sie brauchen kein eigenes Rechenzentrum und können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Als nachteilig sieht mancher aber die Sorge um Datenverluste sowie die Unsicherheit, mit wem man sich die Cloud eigentlich teilt. Die Public Cloud ist also bei geschäftskritischen und vertraulichen Daten nicht zu empfehlen. 

  • Anders bei der Private Cloud: Sie steht nur einem Unternehmen zur Verfügung. Die Verwaltung kann sowohl durch ein eigenes Rechenzentrum als auch extern durch einen Dienstleister erfolgen. Aus Gründen des Datenschutzes und der Informationssicherheit wird dieses Cloud-Modell von Unternehmen am häufigsten gewählt. Von Vorteil ist hier die volle Datenkontrolle – die Private Cloud bietet die höchste Sicherheit. 

  • Darüber hinaus existiert eine Mischform aus beiden Modellen: die Hybrid-Cloud. Hier laufen einige Anwendungen über öffentliche Anbieter im Internet, während andere – vor allem kritische – Daten unternehmensintern verarbeitet werden. Die besondere Herausforderung hierbei ist die adäquate Trennung von datenschutzkritischen und -unkritischen Geschäftsprozessen. Klarer Vorteil: Kritische Daten können im eigenen Rechenzentrum verbleiben – Daten, die auch mobil verfügbar sein müssen, kommen in die Public Cloud. Die Hybrid Cloud besticht zudem dadurch, dass sie das kostengünstigste Modell ist, jedoch bei erhöht administrativem Aufwand.

  • Und oft muss man sich auch gar nicht für eine Lösung entscheiden: Einige Unternehmen nutzen die Dienste verschiedener Cloud-Anbieter parallel, als sogenannte Multi Cloud. Sie ist eine Erweiterung der Hybrid Cloud und bringt dieselben Vorteile mit. Auch hier ist aber ein höherer Verwaltungsaufwand notwendig, und es gibt eine größere Anzahl an potenziellen Fehlerquellen.

Laut einer Studie unseres Schwesterunternehmens NOWIS, die gemeinsam mit einem unabhängigen Beratungsinstitut unter deutschen mittelständischen Unternehmen durchgeführt wurde, nutzten im Jahr 2017 die meisten der befragten Unternehmen die Private Cloud (knapp 48 %), gefolgt von der Hybrid Cloud (etwa 34 %). 

Die drei „Schichtenmodelle“
Es gibt noch eine andere Variante, Cloudlösungen zu unterscheiden. Man unterteilt sie nach drei sogenannten „Schichtenmodellen“:

Infrastructure as a Service (IaaS):

Bei diesem Geschäftsmodell wird Rechnerinfrastruktur bei Bedarf (on demand) gemietet, zum Beispiel, um Belastungsspitzen aufzufangen, bei plötzlichem Wachstum, für seltene Anwendungen, für die sich der Aufbau eigener Infrastruktur nicht lohnt, oder Ähnliches.

Platform as a Service (PaaS)

Hier wird in der Cloud eine Plattform für die Entwicklung von Webanwendungen zur Verfügung gestellt. Es kommen alle benötigten Ressourcen wie Rechenleistung, Speicher und Netzwerk zum Einsatz.

Software as a Service (SaaS)

Die komplette IT-Infrastruktur und Software werden von einem externen IT-Dienstleister betrieben – der Kunde kauft diese als Dienstleistung und kann sich so komplett auf sein Kerngeschäft konzentrieren, da sämtliche administrative Aufgaben beim Dienstleister verbleiben.

IaaS- und PaaS-Lösungen dienen also als Fundament für SaaS-Dienste, damit die Entwicklung, der Betrieb sowie die Wartung von modernen SaaS-Lösungen vereinfacht und beschleunigt werden können. Somit sind die größten Vorteile von Cloud Computing im Allgemeinen bei der Lösung SaaS zufinden, also auf der Software-Ebene. 

Sie sehen: Mit den verschiedenen Modellen im Cloudcomputing lassen sich auch ganz unterschiedliche Anforderungen erfüllen oder sogar eventuelle Sicherheitsbedenken aushebeln. So ist es Ihnen recht schnell und mit überschaubarem Aufwand möglich, deutlich mehr Zeit für strategische Aufgaben zu schaffen, etwa für die Optimierung im Recruiting, fürs Talentmanagement oder für die Mitarbeiterbindung. Und Sie bleiben – gerade in der heutigen Zeit des globalen Wettbewerbs und des Fachkräftemangels wichtig – auch in Zukunft wettbewerbsfähig. Erfolgreiches HR ist eben nicht nur eine reine Management-Angelegenheit, sondern zeigt sich auch in Routineabläufen. Und: Setzen Sie auf einen Cloud-Anbieter, dem Sie vertrauen, wenn Sie optimierte Prozesse umsetzen und Ihren Mitarbeitern neue Freiräume für strategische Entscheidungen schaffen möchten. Den Rest überlassen Sie dann am besten ganz einfach uns – nehmen Sie Kontakt zu uns auf, gern auch auf der Zukunft Personal Europe 2019.


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