Eigentlich ist es ganz einfach: Ganz gleich, welche Art von Partnerschaft Sie auch eingehen – Sie möchten sicher sein, dass Sie den richtigen Partner ausgewählt haben. „Drum prüfe, wer sich ewig bindet…“, heißt es deshalb nicht nur, wenn es um zwischenmenschliche Partnerschaften geht, sondern auch bei Geschäftsbeziehungen.

Auch wenn „ewig“ hier sicher zu weit gegriffen ist, im Vergleich zu sogenannten OTC (Over the Counter)-Produkten, die man früher über die Ladentheke und heute oft online, über Amazon oder Ebay kauft, sind Dienstleistungen meistens längerfristige Geschäftsbeziehungen.

Es geht also nicht um einen Impulskauf von geringer Tragweite, sondern um den Aufbau einer längerfristigen und möglichst erfolgreichen gemeinsamen Partnerschaft.

Eine „Due Diligence“, eine „sorgfältige Prüfung“ sollte darum bei der Anbieterauswahl für das Outsourcing genauso selbstverständlich sein, wie bei anderen Geschäftsbeziehungen auch.

Der Anbietervergleich

Mit der richtigen Methode zum richtigen Outsourcing-Partner

Am Anfang steht Ihre Vorstellung vom richtigen Outsourcing-Partner: Welche Kriterien sind Ihnen bei der Auswahl des Partners und bei einer Leistung oder Lösung wichtig? Steht das fest, gilt es zu entscheiden, wie diese im Auswahlprozess am besten gemessen oder eingeschätzt werden können.

Wer passt zu Ihnen? Die Partnerkriterien

Eine geeignete Methode ist beispielsweise das Nutzwertverfahren: Es bietet die Möglichkeit, die Kriterien nach der von Ihnen festgelegten Wichtigkeit in die Entscheidung miteinfließen zu lassen. Dafür ermitteln Sie zuerst Ihre Partner-Kriterien und gewichten diese dann in Bezug auf die Gesamtheit aller Kriterien. Die Summe aller so prozentual gewichteten Kriterien muss dabei immer bei 100% liegen.

Eine Analyse nach dem Nutzwertverfahren kann zum Beispiel so aussehen:

Zur Bewertung, also zum Messen und Einschätzen der Kriterien können Sie nach dem subjektiven Eindruck gehen und den Anbieter z.B. in 10er-Schritten bewerten (0,10, 20, 30 …). Dabei steht „0“ am Anfang der Skala und dafür, dass das Kriterium gar nicht erfüllt ist Kriteriums, und 100 für den größtmöglichen Erfüllungsgrad.

Ein etwas transparenterer Ansatz sieht die Nutzung von festen Punktwerten mit dokumentierten Kriterien vor – hier dargestellt am Beispiel des Kriteriums „Regionalität/Örtliche Nähe“:

Was passt zu Ihnen? Fachliche/inhaltliche Kriterien

Nachdem Ihre fachlich/inhaltlichen Kriterien feststehen, unterteilen Sie diese in Pflichtkriterien (Abdeckung zwingend erforderlicher Anforderungen) und Kann-Kriterien (Abdeckung wünschenswerter Anforderungen):

Weil sich diese Punkte meistens auf gut überprüfbare und funktionale Sachverhalte beziehen, wird Ihnen diese Überprüfung vermutlich deutlich leichter fallen, als die Bewertung der Partner-Kriterien.  

Was können Sie ausgeben? Das Preiskriterium

Wenn Sie die fachliche und inhaltliche Eignung der Lösung geprüft und abgeglichen haben, ob Ihr zukünftiger Partner zu Ihren Vorstellungen passt, kommt der einfachste Teil, das Preiskriterium Denn im Vergleich zu den beiden Vorgenannten ist der Preis am zu überprüfen und zu vergleichen:

10 Kriterien, die Sie beim Outsourcing beachten sollten

Diese Aspekte sollten in Ihren Vergleich und die Bewertungskriterien mit einfließen:

  • 1. Preise
    • Eine Win-win-Situation für Unternehmen + Dienstleister schaffen
    • Ein optimales Preis-/Leistungsverhältnis aus der prozessübergreifenden Perspektive (Unternehmen + Dienstleister) anstreben
    • Keine faulen Kompromisse eingehen
    • „Geiz ist geil“ ist nicht immer angebracht

  • 2. Partner
    • Es menschelt – deshalb sollten die Partner möglichst auf vielen Ebenen (Sprache, Werte, Normen/Standards, ungeschriebene Verhaltensregeln) zusammenpassen
    • Gute Kommunikation und regelmäßiger Austausch hilft so manche Brücke zu überwinden

  • 3. Profitieren von Skalen-/Mengeneffekten des Partners
    • Ein gemeinsames Verständnis von Qualität und Risiken schaffen
    • Verbindliche (ggf. dokumentierte) Aussagen zum Thema Qualität und Leistung schaffen
    • Der letzte Schritt ist immer die Überprüfung - Prozesse müssen gelebt und kontrolliert werden

  • 4. Prozesse
    • Keiner der beiden Partner sollte versuchen sich zu verbiegen
    • Einen fairen Ausgleich zwischen beiden Standards (Unternehmen + Dienstleister) finden
    • Individualität: So viel wie nötig – so wenig wie möglich

  • 5. Projekte
    • Ausreichend Zeit in die Analyse und Planung investieren
    • Transparenz und Verbindlichkeit schaffen
    • Offenen Verantwortungsdialog führen

  • 6. Unternehmen
    • Partnerunternehmen sorgfältig auswählen
    • Einen Blick hinter die Kulissen werfen
    • Referenzen einholen
    • Einen offenen Dialog führen, ohne versteckte Agenda

  • 7. Produkt
    • Eine genaue Prozess-/Aufgabenbeschreibung hilft bei der Aufwands-/Preiskalkulation vor dem Vertrag
    • Bei Software muss die Usability (Anwenderfreundlichkeit) für die direkten Nutzer berücksichtigt werden

  • 8. Change
    • Outsourcing-Prozesse durch professionelles Changemanagement begleiten lassen
    • HR-Experten und Coaches unterstützen bei Maßnahmen und flankierend zu Projekten

  • 9. Service
    • Gemeinsame Service-Definition erarbeiten (Service Level Agreement)
    • Service-Erwartungen und -Möglichkeiten offen kommunizieren

  • 10. Sicherheit
    • Eine Risikoabschätzung machen und bei der Vertragsgestaltung und Prozessgestaltung berücksichtigen
    • Die eigenen Sicherheitsbedürfnisse kennen und entsprechend umsetzen
    • Durch gute Verträge Transparenz, Verbindlichkeit und Rechtssicherheit schaffen

Wenn es um Personalabrechnung geht, setzen viele Unternehmen schon lange auf VRG HR als kompetenten Partner, der bereits etliche Projekte dieser Art realisiert hat. Diese Erfahrung kommt auch Ihnen zugute – ein wichtiger Punkt, der Ihnen zusätzlich Sicherheit bietet: Mit VRG HR wählen Sie ganz sicher den richtigen Outsourcing-Partner!

Sie möchten es genauer wissen?

Seit Juni 2012 nutzt die Lyreco Deutschland GmbH (800 Mitarbeiter) die Mittelstandslösung SAP HCM, die neben der reinen Lohn- und Gehaltsabrechnung auch die Bereiche Zeitmanagement, Personalentwicklung und -verwaltung und Personalcontrolling abdeckt. Lyreco nutzt hierbei den Appliklationsmanagement-Service der VRG HR.

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Autor: Florian Lauck-Wunderlich